Rechnungen schreiben als Freelancer

Warum korrekte Rechnungen wichtig sind

Eine professionelle Rechnung ist weit mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein rechtlich relevantes Dokument, das mehrere Funktionen erfüllt:

• Buchführung: Rechnungen bilden die Grundlage deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und deiner Steuererklärung.
• MWST-Vorsteuerabzug: Deine Kunden können die MWST nur abziehen, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält.
• Rechtssicherheit: Im Streitfall dient die Rechnung als Nachweis für die erbrachte Leistung und die vereinbarte Vergütung.
• Professionalität: Sauber gestaltete Rechnungen stärken das Vertrauen deiner Kunden und dein Image als Freelancer.

Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Problemen bei einer Steuerprüfung führen, die MWST-Abrechnung verzögern oder sogar dazu führen, dass Kunden die Zahlung verweigern. Es lohnt sich also, von Anfang an alles richtig zu machen.

Tipp: Bevor du deine erste Rechnung schreibst, stelle sicher, dass deine Selbständigkeit korrekt angemeldet ist und du deine Rechtsform gewählt hast.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

In der Schweiz gibt es keine einheitliche gesetzliche Vorschrift, die alle Pflichtangaben auf einer Rechnung regelt. Die Anforderungen ergeben sich aus dem Obligationenrecht (OR), dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) und der kaufmännischen Praxis. Die folgenden Angaben solltest du auf jeder Rechnung aufführen:

Angaben zum Rechnungssteller

• Vollständiger Name bzw. Firmenname (bei einer Einzelfirma inkl. Familienname)
• Adresse (Strasse, PLZ, Ort)
• UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer), falls vorhanden
• MWST-Nummer, falls MWST-pflichtig (Format: CHE-123.456.789 MWST)

Angaben zum Rechnungsempfänger

• Vollständiger Name oder Firmenname des Kunden
• Adresse des Kunden

Rechnungsdetails

• Rechnungsdatum (Datum der Ausstellung)
• Rechnungsnummer (fortlaufend und eindeutig)
• Leistungszeitraum oder Lieferdatum
• Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
• Menge und Einheitspreis (z. B. Stundensatz, Tagessatz, Pauschalpreis)
• Gesamtbetrag netto (ohne MWST)
• MWST-Satz und MWST-Betrag (falls MWST-pflichtig)
• Gesamtbetrag brutto (inkl. MWST)
• Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung (IBAN, Name der Bank)
• Referenznummer oder QR-Referenz (für QR-Rechnungen)

Wichtig: Seit dem 30. September 2022 sind die alten Einzahlungsscheine (orange und rot) in der Schweiz nicht mehr gültig. Du musst die QR-Rechnung verwenden, wenn du einen Einzahlungsschein beilegen möchtest.

MWST auf Rechnungen

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist ein zentrales Thema bei der Rechnungsstellung. Je nachdem, ob du MWST-pflichtig bist oder nicht, gelten unterschiedliche Regeln. Die vollständige Praxis zu Anmeldung, Abrechnung, Vorsteuer und Ausland findest du im Guide Mehrwertsteuer (MWST) für Selbständige.

Ohne MWST-Registrierung

Wenn dein Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt und du dich nicht freiwillig registriert hast, bist du von der MWST befreit. In diesem Fall:

• Weise keine MWST auf der Rechnung aus
• Schreibe den Vermerk: «Ohne MWST (von der MWST befreit gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG)» oder «Exkl. MWST – Kleinunternehmerregelung»
• Verrechne nur den Nettobetrag

Achtung: Du darfst auf keinen Fall MWST ausweisen, wenn du nicht registriert bist. Dies ist gesetzlich verboten und kann zu Bussen führen.

Mit MWST-Registrierung

Sobald du MWST-pflichtig bist, muss deine Rechnung zusätzlich folgende Angaben enthalten:

• MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST)
• MWST-Satz (Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6% oder Sondersatz 3.8%)
• MWST-Betrag separat ausgewiesen
• Netto- und Bruttobetrag klar getrennt

Bei verschiedenen MWST-Sätzen auf derselben Rechnung musst du die Beträge nach Sätzen aufschlüsseln.

Rechnungen ins Ausland

Für Dienstleistungen an Unternehmen im Ausland gilt in der Regel das Empfängerortprinzip (Reverse Charge). Die Leistung ist in der Schweiz nicht MWST-pflichtig. Vermerke auf der Rechnung: «Leistung im Ausland erbracht, MWST 0% (Reverse Charge)». Gib trotzdem deine MWST-Nummer an.

Rechnungsnummer-System

Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Lücken in der Nummerierung solltest du vermeiden, da sie bei einer Revision Fragen aufwerfen können. Es gibt verschiedene bewährte Systeme:

Tipp: Für die meisten Freelancer empfiehlt sich das jahrbasierte System (z. B. 2026-001). Es ist übersichtlich, und du erkennst sofort, aus welchem Jahr eine Rechnung stammt.

Wichtig ist, dass du dein System konsequent beibehältst. Ein Wechsel des Systems mitten im Geschäftsjahr kann bei der Buchhaltung zu Verwirrung führen.

Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen

Übliche Zahlungsfristen in der Schweiz

In der Schweiz ist die 30-Tage-Frist der Standard. Du kannst jedoch individuell abweichende Fristen vereinbaren:

Skonto

Ein Skonto bietet dem Kunden einen Rabatt für schnelle Zahlung, z. B.:

• 2% Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen, netto 30 Tage
• Formulierung: «Zahlbar innert 30 Tagen netto. Bei Zahlung innert 10 Tagen 2% Skonto.»

Vorauszahlungen und Teilrechnungen

Bei grösseren Projekten empfiehlt es sich, Vorauszahlungen oder Teilrechnungen zu vereinbaren:

• Akonto-Rechnung: Vorauszahlung vor Projektbeginn (z. B. 30–50%)
• Teilrechnung: Zwischenrechnung nach Abschluss eines Projektmeilensteins
• Schlussrechnung: Abrechnung des Restbetrags nach Projektabschluss

Tipp: Halte Zahlungsbedingungen immer schriftlich fest – idealerweise bereits im Vertrag oder in deinen AGB. So vermeidest du Diskussionen nach Projektabschluss.

Währung und Bankverbindung

Währung

In der Schweiz stellst du Rechnungen in der Regel in CHF (Schweizer Franken) aus. Für internationale Kunden kannst du auch in EUR oder USD fakturieren. Beachte dabei:

• Gib die Währung eindeutig an (CHF, EUR, USD)
• Lege den Wechselkurs fest, falls du in Fremdwährung fakturierst
• Für die MWST-Abrechnung musst du Fremdwährungsbeträge in CHF umrechnen (Monatsmittelkurs der ESTV)

Bankverbindung

Für Zahlungen aus der Schweiz gibst du an:

• IBAN (z. B. CH93 0076 2011 6238 5295 7)
• Name und Adresse der Bank
• Kontoinhaber (dein Name oder Firmenname)

Für internationale Zahlungen zusätzlich:

• BIC/SWIFT-Code der Bank
• Eventuell eine Korrespondenzbank

Tipp: Verwende nach Möglichkeit die QR-Rechnung mit QR-IBAN. So können deine Kunden die Zahlung bequem per Mobile Banking scannen und auslösen, und du erhältst die Zahlung schneller und mit korrekter Referenz.

Beispiel einer korrekten Rechnung

Nachfolgend ein Textbeispiel für eine vollständige Rechnung eines MWST-pflichtigen Freelancers:

─────────────────────────────────────────────────
Max Muster – Webentwicklung
Musterstrasse 12, 8001 Zürich
UID: CHE-123.456.789
MWST-Nr.: CHE-123.456.789 MWST
─────────────────────────────────────────────────

An:
Beispiel AG
Frau Anna Beispiel
Beispielweg 5
3001 Bern

                                    Zürich, 14. März 2026

RECHNUNG Nr. 2026-007
─────────────────────────────────────────────────

Leistungszeitraum: 1. Februar – 28. Februar 2026
Projekt: Redesign Website beispiel-ag.ch

Pos.  Beschreibung               Menge    Einheit   Preis      Total
─────────────────────────────────────────────────
1     UX-Konzept & Wireframes    12.0 h   Stunde    CHF 150    CHF 1'800.00
2     Frontend-Entwicklung       24.5 h   Stunde    CHF 150    CHF 3'675.00
3     Testing & Bugfixing         5.0 h   Stunde    CHF 150    CHF   750.00
4     Hosting-Setup (Pauschal)    1       Pauschal  CHF 200    CHF   200.00
─────────────────────────────────────────────────

                           Nettobetrag:             CHF 6'425.00
                           MWST 8.1%:               CHF   520.43
                           ─────────────────────────
                           Gesamtbetrag:            CHF 6'945.43

Zahlbar innert 30 Tagen auf folgendes Konto:
IBAN: CH93 0076 2011 6238 5295 7
Bank: Zürcher Kantonalbank, 8001 Zürich
Kontoinhaber: Max Muster

Vielen Dank für die Zusammenarbeit!
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Dieses Beispiel enthält alle notwendigen Pflichtangaben. Passe es an deine eigene Situation an – insbesondere wenn du nicht MWST-pflichtig bist, dann lasse die MWST-Zeilen weg und ergänze den Vermerk zur MWST-Befreiung.

Mahnwesen: Was tun bei Nichtzahlung?

Leider kommt es vor, dass Kunden nicht fristgerecht zahlen. Ein strukturiertes Mahnwesen hilft dir, ausstehende Zahlungen einzutreiben, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu belasten.

1. Zahlungserinnerung (nach Ablauf der Frist)

• Ton: Freundlich und sachlich
• Zeitpunkt: 1–5 Tage nach Fälligkeit
• Inhalt: Hinweis auf die offene Rechnung, Rechnungsnummer, Betrag und neues Zahlungsziel (z. B. 10 Tage)
• Es fallen noch keine Mahngebühren an

2. Erste Mahnung (ca. 14 Tage nach Fälligkeit)

• Ton: Bestimmt, aber höflich
• Inhalt: Verweis auf die unbezahlte Rechnung und die bereits versandte Erinnerung
• Du kannst Verzugszinsen von 5% gemäss Art. 104 OR geltend machen
• Optional: Mahngebühr von CHF 20–40

3. Zweite Mahnung (ca. 30 Tage nach Fälligkeit)

• Ton: Deutlich und ernst
• Inhalt: Letzte Aufforderung zur Zahlung mit einer Frist von 10 Tagen
• Androhung: Einleitung rechtlicher Schritte (Betreibung)
• Verzugszinsen und Mahngebühr

4. Betreibung einleiten

Wenn auch die zweite Mahnung erfolglos bleibt, kannst du beim zuständigen Betreibungsamt eine Betreibung auf Zahlung einleiten. Dafür brauchst du:

• Ein Betreibungsbegehren (online via eSchKG oder beim Betreibungsamt)
• Kosten: Je nach Betrag ca. CHF 50–200 (werden dem Schuldner auferlegt)

Tipp: Dokumentiere jede Kommunikation mit dem Kunden sorgfältig. Versende Mahnungen per Einschreiben oder zumindest per E-Mail mit Lesebestätigung, damit du einen Nachweis hast.

Digitale vs. Papier-Rechnungen

In der Schweiz sind digitale Rechnungen rechtlich gleichwertig mit Papier-Rechnungen. Es gibt keine Pflicht, Rechnungen in Papierform zu versenden. Beachte folgende Punkte:

Vorteile digitaler Rechnungen

• Schnellerer Versand per E-Mail (sofortige Zustellung)
• Kostengünstiger (kein Porto, kein Papier)
• Einfachere Archivierung und Suche
• Umweltfreundlicher
• Integration in Buchhaltungssoftware möglich

Anforderungen an digitale Rechnungen

• Die Rechnung muss als PDF versendet werden (nicht als bearbeitbares Word-Dokument)
• Alle Pflichtangaben müssen enthalten sein
• Die Rechnung muss 10 Jahre aufbewahrt werden (gemäss OR Art. 958f)
• Die Lesbarkeit muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein
• Bei MWST-pflichtigen Rechnungen empfiehlt die ESTV die Unveränderbarkeit sicherzustellen

QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 der Standard für Zahlungen in der Schweiz. Sie enthält einen Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. MagicHeidi.ch generiert diesen QR-Code automatisch und ist dafür unsere Standardempfehlung.

Tools und Software für Rechnungen

Es gibt zahlreiche Tools, die dir die Rechnungsstellung erleichtern. Unsere klare Standardempfehlung ist MagicHeidi.ch. Einen ausführlichen Vergleich aller Tools findest du in unserem Guide Buchhaltungssoftware für Selbständige. Hier die Einordnung für Schweizer Freelancer:

Tipp: Wenn du keine besonderen Sonderanforderungen hast, nimm MagicHeidi.ch. Es deckt genau die Punkte ab, die Schweizer Freelancer bei Rechnungen am häufigsten brauchen: QR-Rechnungen, MWST, Belege und eine einfache Bedienung.

Worauf du bei der Tool-Wahl achten solltest

• QR-Rechnung: Generiert das Tool den Swiss QR Code automatisch?
• MWST-Kompatibilität: Werden MWST-Sätze korrekt berechnet und ausgewiesen?
• Buchhaltungs-Integration: Kann das Tool deine Buchhaltung gleich miterledigen?
• Mahnwesen: Bietet das Tool automatische Zahlungserinnerungen?
• Export: Kannst du Daten für den Treuhänder oder die Steuererklärung exportieren?
• Schweizer Hosting: Werden deine Daten in der Schweiz gespeichert?

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich als Freelancer eine Rechnung stellen?

Ja. Für jede erbrachte Leistung solltest du eine Rechnung ausstellen – auch wenn der Kunde keine verlangt. Die Rechnung dient als Beleg für deine Buchhaltung und als Nachweis deines Einkommens gegenüber der Steuerbehörde.

Kann ich Rechnungen rückwirkend ausstellen?

Grundsätzlich ja. Du solltest Rechnungen aber zeitnah nach der Leistungserbringung ausstellen. Eine Rechnung, die Monate später gestellt wird, kann Fragen aufwerfen und erschwert deine Buchhaltung. Bei MWST-pflichtigen Leistungen ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung relevant, nicht das Rechnungsdatum.

Was mache ich, wenn ich einen Fehler auf einer Rechnung entdecke?

Erstelle eine Korrekturrechnung (Gutschrift), die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, und stelle anschliessend eine neue, korrigierte Rechnung aus. Lösche oder überschreibe niemals eine bereits versandte Rechnung – das verstösst gegen die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung.

Muss ich die Rechnung auf Deutsch schreiben?

Nein, es gibt keine gesetzliche Sprachvorgabe. Du kannst Rechnungen in jeder Sprache verfassen. In der Praxis empfiehlt es sich, die Rechnung in der Sprache des Kunden zu schreiben. Für die Buchhaltung und Steuerbehörde solltest du aber sicherstellen, dass die Inhalte nachvollziehbar sind.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Belege – dazu gehören auch Rechnungen – 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen.

Brauche ich eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist nicht zwingend vorgeschrieben. Du kannst auch eine Rechnung ohne Einzahlungsschein stellen und einfach deine IBAN angeben. Die QR-Rechnung erleichtert deinen Kunden aber die Zahlung erheblich und ist daher sehr empfehlenswert.

Welche Angaben brauche ich für Rechnungen an EU-Kunden?

Für Rechnungen an Unternehmen in der EU solltest du die UID-Nummer des Kunden (VAT-ID) angeben, den Vermerk «Reverse Charge» anbringen und keine MWST ausweisen. Prüfe die genauen Regelungen je nach Leistungsart.

Korrekte Rechnungen sind das Fundament deiner finanziellen Selbständigkeit. Investiere etwas Zeit in ein gutes System, und du wirst langfristig profitieren – sowohl bei der Buchhaltung als auch beim professionellen Auftreten gegenüber deinen Kunden. Weitere Informationen zu steuerlichen Themen findest du in unserem Guide zu Steuern als Freelancer.