Betreibung und Inkasso: Wenn der Kunde in der Schweiz nicht zahlt

Kunde zahlt nicht: Was du in der Schweiz konkret tun kannst

Offene Rechnungen sind für Selbständige nicht nur ärgerlich, sondern ein direktes Liquiditätsproblem. Anders als ein Grossunternehmen kannst du einen Ausfall von mehreren tausend Franken nicht einfach wegstecken. Die gute Nachricht: Die Schweiz hat mit dem Betreibungsverfahren einen standardisierten, vergleichsweise günstigen Weg, Forderungen durchzusetzen – ganz ohne Anwalt.

Dieser Guide zeigt dir den kompletten Eskalationspfad von der freundlichen Erinnerung bis zur Betreibung, was das Verfahren kostet, wann sich der Aufwand lohnt und wie du Zahlungsausfälle von Anfang an vermeidest.

Das Wichtigste in Kürze

• Reihenfolge: Zahlungserinnerung → Mahnung → letzte Frist → Betreibungsbegehren. Eine Mahnung ist rechtlich nicht Pflicht für die Betreibung, aber praktisch fast immer sinnvoll.
• Verzugszins: Ab Verzug darfst du 5% Verzugszins verlangen (Art. 104 OR), auch ohne Vereinbarung.
• Betreibung ist günstig: Der Zahlungsbefehl kostet je nach Forderungshöhe CHF 7 bis 400 Gebühr (Stand 2026, GebV SchKG). Bei einer Forderung von CHF 1'000 bis 10'000 sind es CHF 60 plus Zustellkosten.
• Der Schuldner kann sich wehren: Mit dem Rechtsvorschlag innert 10 Tagen stoppt er die Betreibung vorläufig. Dann brauchst du Rechtsöffnung oder ein Gerichtsverfahren – und dafür gute Belege.
• Nicht jede Forderung lohnt sich: Bei kleinen, bestrittenen oder schlecht dokumentierten Forderungen sind Abschreiben oder ein Vergleich oft die wirtschaftlich bessere Lösung.

Der Eskalationspfad mit Zeitachse

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl Mahnungen. Bewährt hat sich in der Praxis dieser Ablauf:

Wichtige Grundsätze dazu:

• Jede Stufe schriftlich dokumentieren (E-Mail reicht, bei der letzten Frist ist Einschreiben sinnvoll).
• Fristen konsequent einhalten: Wer nach der «letzten Frist» noch dreimal erinnert, verliert Glaubwürdigkeit.
• Parallel den persönlichen Kontakt suchen: Ein Anruf klärt oft mehr als drei Mahnungen. Manchmal steckt ein Liquiditätsproblem dahinter – dann ist eine dokumentierte Ratenzahlung besser als eine Betreibung ins Leere.

Verzugszins: 5% ab Verzug

Sobald der Kunde in Verzug ist, darfst du nach Art. 104 OR 5% Verzugszins pro Jahr verlangen – auch wenn vertraglich nichts vereinbart wurde. In Verzug gerät der Kunde:

• mit Ablauf eines vereinbarten Zahlungstermins («zahlbar bis 31.08.») automatisch, oder
• nach einer Mahnung, wenn kein fester Termin vereinbart war.

Deshalb lohnt es sich, auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum statt nur «zahlbar innert 30 Tagen» zu nennen. Zusätzlich kannst du in deinen Zahlungsbedingungen eine Mahngebühr vorsehen – ohne Vereinbarung ist sie aber nicht ohne Weiteres durchsetzbar.

Das Betreibungsverfahren Schritt für Schritt

1. Betreibungsbegehren stellen

Du reichst das Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Schuldners ein (bei Firmen: am Sitz der Gesellschaft). Am einfachsten geht das online über den Betreibungsschalter von EasyGov. Du brauchst dafür kein Urteil und keinen Anwalt – nur Name/Adresse des Schuldners, Forderungsbetrag und Forderungsgrund (z.B. «Rechnung Nr. 2026-014 vom 15.03.2026»).

Die Gebühr schiesst du als Gläubiger vor; sie wird der Forderung zugeschlagen und ist am Ende vom Schuldner zu tragen (Art. 68 SchKG).

2. Zahlungsbefehl

Das Betreibungsamt stellt dem Schuldner den Zahlungsbefehl zu. Ab Zustellung hat der Schuldner zwei Möglichkeiten:

• innert 20 Tagen zahlen, oder
• innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben (mündlich oder schriftlich, ohne Begründung).

Reagiert er gar nicht, kannst du das Verfahren fortsetzen.

3. Rechtsvorschlag: Der Schuldner bestreitet

Der Rechtsvorschlag stoppt die Betreibung vorläufig. Jetzt musst du ihn beseitigen lassen:

Praktisch heisst das: Eine blosse Rechnung ist keine Schuldanerkennung. Ein vom Kunden unterschriebener Vertrag oder eine schriftlich bestätigte Offerte ist bei einem Rechtsvorschlag Gold wert. Wie du Offerten von Anfang an sauber aufsetzt, zeigt der Guide Offerte schreiben in der Schweiz.

4. Fortsetzung: Pfändung oder Konkurs

Wenn kein Rechtsvorschlag erhoben oder dieser beseitigt wurde, stellst du das Fortsetzungsbegehren – frühestens 20 Tage und spätestens ein Jahr nach Zustellung des Zahlungsbefehls. Danach gilt:

• Privatpersonen und Einzelfirmen werden auf Pfändung betrieben: Das Betreibungsamt pfändet Einkommen und Vermögenswerte.
• Im Handelsregister eingetragene Gesellschaften (GmbH, AG) werden auf Konkurs betrieben.

Bleibt bei der Pfändung nichts oder zu wenig übrig, erhältst du einen Verlustschein. Die Forderung ist damit nicht weg: Der Verlustschein verjährt erst nach 20 Jahren und du kannst die Betreibung wieder aufnehmen, wenn der Schuldner zu Geld kommt.

Was die Betreibung kostet

Die Gebühren sind schweizweit einheitlich in der Gebührenverordnung zum SchKG geregelt. Für den Zahlungsbefehl gilt nach Art. 16 GebV SchKG (Stand 2026):

Dazu kommen kleine Zustell- und Postkosten. Bei einer typischen Freelancer-Forderung von CHF 3'000 bis 10'000 kostet dich der Einstieg in die Betreibung also rund CHF 70 bis 100 – vorgeschossen von dir, am Ende zu tragen vom Schuldner. Teurer wird es erst, wenn ein Rechtsvorschlag kommt und du vor Gericht musst (Gerichtskosten nach Streitwert, allenfalls Anwaltskosten).

Verjährung: Wie lange du Zeit hast

• Grundregel: 10 Jahre (Art. 127 OR) für vertragliche Forderungen.
• 5 Jahre (Art. 128 OR) für bestimmte Forderungen des Alltags, unter anderem aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren sowie Miete und Pacht. Ob deine Dienstleistung darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab – rechne im Zweifel konservativ mit 5 Jahren.
• Die Verjährung wird unterbrochen durch Betreibung, Klage oder eine Schuldanerkennung des Kunden (z.B. eine Teilzahlung) – danach beginnt die Frist neu zu laufen.
• Ein Verlustschein verjährt nach 20 Jahren.

Zeitdruck entsteht also selten durch die Verjährung, sondern durch die Realität: Je älter eine Forderung, desto schlechter die Zahlungsmoral und desto eher ist beim Schuldner nichts mehr zu holen.

Selbst betreiben, Inkassobüro oder abschreiben?

Zwei Punkte, die oft vergessen gehen:

• Inkassogebühren kannst du nicht einfach auf den Schuldner überwälzen. Ohne vertragliche Grundlage bleiben die Provisionen des Inkassobüros meist an dir hängen.
• Abschreiben ist steuerlich ein Abzug: Ein nachweislich uneinbringlicher Debitorenverlust reduziert deinen steuerbaren Gewinn. Mehr dazu im Guide Geschäftsausgaben absetzen in der Schweiz.

Rechenbeispiel: Forderung von CHF 8'000

Eine Beraterin hat eine unbestrittene, per unterschriebenem Vertrag belegte Forderung von CHF 8'000. Der Kunde reagiert seit 60 Tagen nicht.

Vergleich der Optionen:

• Selbst betreiben: Einsatz ca. CHF 70–100 und ein paar Stunden. Bei Zahlung erhält sie den vollen Betrag plus Zins.
• Inkassobüro mit 20% Erfolgsprovision: Bei Erfolg bleiben ihr rund CHF 6'400–6'600.
• Abschreiben: CHF 8'000 weg, immerhin als Debitorenverlust vom Gewinn abziehbar.

Bei dieser Beweislage ist die eigene Betreibung klar die wirtschaftlichste Option.

Prävention: So kommst du gar nicht erst in die Situation

• Anzahlung verlangen: Bei neuen Kunden und grösseren Projekten sind 30–50% Anzahlung üblich und legitim. Wer nicht anzahlen will, sendet ein Signal.
• Bonität prüfen: Für rund CHF 17 bekommst du beim Betreibungsamt einen Betreibungsregisterauszug über einen potenziellen Kunden (berechtigtes Interesse, z.B. Vertragsanbahnung, nötig). Auch ein Blick ins Handelsregister (Zefix) zeigt, wen du vor dir hast.
• Klare Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist, Verzugszins und Mahngebühren gehören in Offerte oder AGB – dann sind sie durchsetzbar. Grundlagen dazu im Guide Rechnungen schreiben in der Schweiz.
• Etappenweise abrechnen: Monatliche Teilrechnungen statt einer grossen Schlussrechnung begrenzen dein Risiko pro Kunde.
• Schriftliche Auftragsbestätigung: Ein unterschriebener Vertrag oder eine bestätigte Offerte ist im Streitfall der Unterschied zwischen provisorischer Rechtsöffnung und langem Zivilprozess. Siehe Freelancer-Vertrag in der Schweiz.
• Debitoren wöchentlich prüfen: Wer Zahlungseingänge systematisch überwacht, mahnt früher und verliert weniger. Der Prozess dazu steht im Guide Debitoren-Management für Freelancer.

Die häufigsten Fehler

1. Zu lange warten

Jeder Monat Verzögerung senkt die Zahlungswahrscheinlichkeit. Wer erst nach sechs Monaten mahnt, signalisiert, dass Nichtzahlen folgenlos bleibt.

2. Drohen ohne Konsequenz

Eine «letzte Frist», auf die nichts folgt, macht jede weitere Mahnung wirkungslos. Kündige die Betreibung nur an, wenn du sie auch einleitest.

3. Ohne Belege eskalieren

Kommt der Rechtsvorschlag, brauchst du eine Schuldanerkennung oder musst klagen. Ohne Vertrag, bestätigte Offerte und Leistungsnachweis wird das teuer und unsicher.

4. Bestrittene Forderungen stur durchbetreiben

Wenn der Kunde die Leistung substanziell beanstandet, löst die Betreibung den Konflikt nicht. Dann sind Gespräch, Vergleich oder rechtliche Beratung der bessere Weg.

5. Verzugszins und Betreibungskosten verschenken

Beides steht dir zu. Trage im Betreibungsbegehren die Forderung inklusive 5% Verzugszins ein.

6. Weiterarbeiten trotz offener Rechnungen

Wer für einen säumigen Kunden weiter Leistungen erbringt, vergrössert nur den möglichen Verlust. Arbeitsstopp ist ein legitimes Druckmittel.

Checkliste

• Rechnung mit konkretem Zahlungsdatum und QR-Rechnung verschickt
• Zahlungseingang nach Fälligkeit geprüft
• freundliche Erinnerung nach 5–10 Tagen gesendet
• 1. Mahnung mit Frist dokumentiert
• letzte Frist per Einschreiben mit Betreibungsandrohung gesetzt
• Vertrag, Offerte, Leistungsnachweis und Korrespondenz zusammengestellt
• Kosten-Nutzen-Entscheid getroffen: betreiben, Inkasso oder abschreiben
• Betreibungsbegehren über EasyGov oder das Betreibungsamt eingereicht
• Frist für Fortsetzungsbegehren (max. 1 Jahr) im Kalender notiert
• Zahlungsbedingungen für künftige Aufträge verschärft (Anzahlung, Teilrechnungen)

FAQ

Muss ich vor der Betreibung mahnen?

Nein, rechtlich kannst du direkt betreiben. Praktisch ist der Mahnprozess fast immer sinnvoll: Er ist günstiger, schont die Kundenbeziehung und dokumentiert deine Forderung für ein allfälliges Verfahren.

Was kostet mich eine Betreibung konkret?

Für Forderungen zwischen CHF 1'000 und 10'000 beträgt die Gebühr für den Zahlungsbefehl CHF 60, plus kleine Zustellkosten (Stand 2026). Du schiesst die Kosten vor; zahlt der Schuldner, trägt er sie.

Was passiert, wenn der Kunde Rechtsvorschlag erhebt?

Die Betreibung ist vorläufig gestoppt. Mit einer schriftlichen Schuldanerkennung (unterschriebener Vertrag, bestätigte Offerte) kannst du beim Gericht provisorische Rechtsöffnung verlangen. Ohne solche Dokumente bleibt nur die Klage.

Wie viel Verzugszins darf ich verlangen?

5% pro Jahr ab Verzug (Art. 104 OR), ohne dass dies vereinbart sein muss. Ein höherer Satz gilt nur, wenn er vertraglich abgemacht ist.

Schadet eine Betreibung dem Kunden auch, wenn er am Ende zahlt?

Ja. Die Betreibung erscheint im Betreibungsregister und ist für Dritte fünf Jahre sichtbar, was etwa bei Wohnungs- oder Kreditsuche stört. Genau deshalb zahlen viele Schuldner nach Erhalt des Zahlungsbefehls. Der Schuldner kann allerdings verlangen, dass eine Betreibung Dritten nicht mehr mitgeteilt wird, wenn du nach dem Rechtsvorschlag nichts weiter unternimmst.

Quellen

• ch.ch: Betreibung – Zahlungsbefehl, Rechtsvorschlag, Pfändung
• EasyGov: Betreibungsschalter (Betreibungsbegehren und Betreibungsauskunft online)
• Fedlex: Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG, SR 281.1)
• Fedlex: Gebührenverordnung zum SchKG (GebV SchKG, SR 281.35), Art. 16
• Fedlex: Obligationenrecht, Art. 104 OR Verzugszins (SR 220)
• KMU-Portal: Was tun bei drohendem Zahlungsausfall?

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