E-Rechnung und eBill in der Schweiz: was Selbständige jetzt wissen müssen

E-Rechnung, eBill, ZUGFeRD und XRechnung: wie die elektronische Rechnung in der Schweiz funktioniert, wer sie braucht und wie du als Selbständige:r mittest.

E-Rechnung in der Schweiz: Das Wichtigste in Kürze

Die elektronische Rechnung ist in der Schweiz längst Realität – aber seit 2025 bekommt sie Rückenwind: Die öffentliche Hand baut den elektronischen Rechnungseingang schrittweise aus, Grossunternehmen folgen, und die QR-Rechnung hat die Papierform ohnehin weitgehend verdrängt. Für Selbständige heisst das: Wer weiss, welche Formen es gibt und was wann verlangt wird, verschickt Rechnungen schneller und wird schneller bezahlt.

Die wichtigsten Fakten:

PDF mit QR-Zahlteil bleibt für kleine und mittlere Kunden der Standard – elektronisch im weiteren Sinne, aber kein strukturiertes Format.
eBill ist das Verfahren, mit dem deine Rechnung direkt ins E-Banking des Kunden kommt – der Kunde bestätigt und zahlt mit zwei Klicks.
ZUGFeRD / XRechnung sind strukturierte Formate (XML im PDF oder als reine Datei), die vor allem Verwaltungen und Grosskonzerne verlangen.
Zwang zur E-Rechnung besteht für Selbständige derzeit nicht – aber wer an die öffentliche Hand liefert, kommt um die strukturierten Formate nicht herum.

Die Formate im Überblick

Format	Wie es funktioniert	Wer es verlangt	Aufwand für dich
PDF mit QR-Zahlteil	Rechnung als PDF, Zahlteil zum Scannen	KMU, Privatkunden	minimal
eBill	Rechnung wird via Plattform ins E-Banking zugestellt	Endkunden mit eBill-Abo	Anmeldung + Software oder Anbieter
ZUGFeRD (PDF/A-3)	PDF mit eingebettetem XML	Viele Grossunternehmen	Software, die das Format erzeugt
XRechnung / XML	Reine strukturierte Datei	Öffentliche Verwaltung (schrittweise)	Spezialsoftware oder Anbieter

eBill: der unterschätzte Kanal für Solo-Selbständige

eBill kennt man als Zahlender – aber du kannst auch Rechnungsteller werden. Der Ablauf:

Du registrierst dich bei einem eBill-fähigen Anbieter oder nutzt die Schnittstelle deiner Rechnungssoftware.
Statt (oder neben) dem PDF sendest du die Rechnungsdaten an die eBill-Plattform.
Der Kunde erhält die Rechnung direkt im E-Banking, prüft sie und löst die Zahlung aus – ohne Abtippen, ohne Scannen.

Die Vorteile: kürzere Zahlungszeiten, weniger Rückfragen, automatisch korrekte Zahlungsdaten. Die Grenzen: eBill richtet sich an Endkunden in der Schweiz – für B2B-Kunden mit ERP-Systemen und für Auslandskunden taugt es nicht. Und pro Rechnung fallen Gebühren an, die sich bei Kleinstbeträgen bemerkbar machen.

ZUGFeRD und XRechnung: wenn der Kunde Struktur verlangt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in der Schweiz die gesetzliche Grundlage für die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand. Konkret bedeutet das:

Bund, Kantone und Gemeinden bauen den elektronischen Rechnungseingang aus.
Wer an Verwaltungen liefert, muss je nach Ausschreibung ZUGFeRD- oder XRechnung-Formate liefern können.
Für den reinen B2B-Verkehr gibt es (noch) keine Pflicht – anders als in der EU, wo ab 2025/2026 schrittweise verpflichtende E-Rechnung kommt.

Wenn du regelmässig an öffentliche Auftraggeber fakturierst, kläre vor dem ersten Auftrag, welches Format gefordert wird. Viele Rechnungsprogramme aus der Schweiz beherrschen ZUGFeRD inzwischen serienmässig – ein Blick in den Rechnungsprogramm-Guide lohnt sich.

Was ändert sich für deine Rechnung inhaltlich?

Nichts Grundlegendes: Die Pflichtangaben bleiben dieselben wie in der klassischen Rechnung – siehe der Guide zum Rechnungen schreiben. Ergänzend kommt hinzu:

Strukturierte Daten müssen die gleichen Angaben maschinenlesbar enthalten (Name, UID, Beträge, MWST-Sätze, Referenz).
Authentizität und Integrität: Bei MWST-Pflicht musst du die Echtheit der Rechnung sicherstellen – bei E-Rechnungen übernimmt das die Signatur bzw. das EDI-Verfahren.
Archivierung: Auch E-Rechnungen gelten 10 Jahre – das XML/PDF gehört ins digitale Archiv, genau wie Belege (siehe Buchhaltung für Selbständige).

E-Rechnung und MWST

Elektronische Rechnungen sind für die MWST vollwertige Rechnungen. Seit 2024 akzeptiert die ESTV die Zustellung per E-Mail ausdrücklich ohne zusätzliche Zustellungsbestätigung – die elektronische Rechnung ist damit der Papierform rechtlich gleichgestellt. Wer saldiert oder vereinnahmt, findet die Grundlagen im Guide zur MWST für Selbständige.

Praktischer Fahrplan für Selbständige

Jetzt: PDF mit QR-Zahlteil als Standard – beispielsweise gratis über den QR-Rechnungsgenerator von gratisrechnung.ch.
Bei wiederkehrenden Endkunden: eBill-Zustellung prüfen – Beschleunigung der Zahlungen.
Bei Grosskunden/Verwaltung: Format erfragen, Software mit ZUGFeRD/XRechnung wählen – aktuelle Vergleiche bietet gründer-schweiz.ch mit den Rechnungssoftware-Bestenlisten.
Buchhaltung anbinden: E-Rechnungen direkt verbuchen statt doppelt erfassen – Vorlagen und Ratgeber dazu liefert rechnungslösungen.ch.
Archiv aufräumen: ein Ordner pro Jahr, Rechnungen unveränderbar ablegen.

Häufige Fragen

Muss ich ab 2026 E-Rechnungen verschicken? Nein, einen allgemeinen Zwang gibt es in der Schweiz nicht. Nur wer an die öffentliche Hand liefert, muss deren Vorgaben erfüllen.

Kann ich weiterhin PDFs per E-Mail verschicken? Ja. Für MWST-Zwecke ist die E-Mail-Zustellung anerkannt.

Was bringt eBill konkret? Schnellere Zahlungen und weniger Aufwand beim Kunden, weil die Rechnung direkt im E-Banking erscheint und mit wenigen Klicks freigegeben ist.